Boulder Falls Inn aumenta ingresos de eventos en un 43% con iVvy

La gestión de eventos en un hotel puede ser un verdadero reto, especialmente cuando se trata de optimizar los recursos y maximizar los ingresos. Un claro ejemplo de éxito en esta área es el Best Western Premier Boulder Falls Inn, que logró aumentar su revenue en un 43% después de implementar una nueva solución de gestión. Este artículo explora cómo la tecnología puede revolucionar la forma en que operan los espacios de eventos, los beneficios que se pueden obtener y las lecciones aprendidas en el camino.

Un vistazo al Boulder Falls Inn

Situado en Lebanon, Oregón, el Best Western Premier Boulder Falls Inn es más que solo un lugar para descansar. Con 84 acogedoras habitaciones y suites, el Inn se destaca por su hermoso jardín japonés de una acre, una piscina exterior climatizada y un gimnasio. Además, su restaurante, el 1847 Bar and Grill, ofrece una experiencia gastronómica única.

El hotel también es un destacado centro de eventos, con espacios versátiles que van desde un amplio Centro de Conferencias con capacidad para 600 personas hasta habitaciones más pequeñas, como el Club Room con vistas al jardín, y salas de juntas dedicadas para reuniones. Esta variedad de espacios permite acoger una amplia gama de eventos, desde conferencias hasta bodas.

Desafíos en la gestión de eventos

A pesar de su atractivo y funcionalidad, la administración de eventos en Boulder Falls Inn presentaba varios desafíos. Antes de adoptar iVvy Event & Venue Management Software, el equipo utilizaba un sistema antiguo que dificultaba la gestión eficiente de los eventos. La necesidad de estar presente en la oficina limitaba la flexibilidad del personal y los procesos que eran vitales para el éxito de los eventos.

Entre los problemas más significativos se incluía la dificultad para actualizar menús para eventos especiales, lo cual podía tardar más de una semana. También había complicaciones al modificar documentos cruciales, como los Banquet Event Orders (BEOs), ya que el sistema no era intuitivo y requería un esfuerzo considerable para realizar cambios simples.

La necesidad de un cambio

Uno de los puntos críticos para Boulder Falls Inn era la falta de reportes claros sobre el rendimiento financiero de cada espacio de eventos. Sin un calendario centralizado, el seguimiento de eventos se volvía tedioso y se perdían oportunidades valiosas. Como señaló Andi Newcomer, Gerente del Centro de Eventos, “era evidente que estábamos desperdiciando tiempo y dinero tratando de hacer funcionar un sistema obsoleto”.

Conscientes de la necesidad de mejorar, el equipo decidió dar un paso hacia la modernidad adoptando iVvy Event & Venue Management Software, junto con un nuevo sistema de gestión de propiedades. Este cambio no solo prometía eficiencia, sino también un enfoque más dinámico en la gestión de eventos.

Por qué elegir iVvy

La elección de iVvy se basó en su facilidad de uso, la flexibilidad de sus documentos de eventos y su capacidad para funcionar completamente en línea. Esto permitía al equipo gestionar eventos desde cualquier lugar, proporcionando la libertad de trabajar de manera remota.

La transición a iVvy fue sorprendentemente fluida. Andi y su equipo encontraron que la plataforma era increíblemente intuitiva. “iVvy es extremadamente fácil de usar”, compartió Andi. “La interfaz es intuitiva y fácil de navegar, incluso con una capacitación mínima”. Además, la formación proporcionada fue excepcional, lo que facilitó la adaptación al nuevo sistema.

Mejoras significativas tras la implementación

La implementación de iVvy Event & Venue Management Software trajo consigo cambios notables en el funcionamiento del Boulder Falls Inn:

• Aumento del 43% en ingresos por eventos: iVvy proporcionó informes detallados que mostraron el rendimiento de cada espacio. Se identificaron dos salas subutilizadas y se ajustaron las estrategias de promoción, lo que resultó en un aumento significativo de ingresos en tan solo ocho meses.
• Reducción de 15 horas de trabajo por semana: La actualización de menús, que solía llevar horas, ahora se realiza rápidamente gracias a la automatización de iVvy. Esto permitió que Andi redujera su carga laboral semanal de 60 a 45 horas.
• Mayor flexibilidad y respuestas rápidas: La capacidad de acceder a iVvy de manera remota ha sido una gran ventaja. El equipo ahora puede manejar problemas urgentes y administrar tareas de manera efectiva, incluso fuera de la oficina.
• Mejor experiencia para los clientes: Los contratos digitales con firmas electrónicas han simplificado el proceso de reserva para los clientes. Esto facilita la creación de contratos personalizados que pueden firmarse electrónicamente, acelerando el proceso de reserva.
• Un equipo más empoderado: Con la plataforma de iVvy, el equipo de Andi requiere menos asistencia para tareas diarias, lo que le permite concentrarse en la planificación a largo plazo y en mejorar el servicio al cliente.

Beneficios a largo plazo de la tecnología en la gestión de eventos

El caso del Best Western Premier Boulder Falls Inn ilustra claramente cómo el uso de software de gestión de eventos puede transformar las operaciones. No solo se trata de aumentar los ingresos, sino también de mejorar la eficiencia y la experiencia del cliente. A medida que el sector de la hospitalidad sigue evolucionando, las herramientas tecnológicas como iVvy se están convirtiendo en aliados indispensables para los gestores de eventos.

Implementar un sistema de gestión adecuado puede traer consigo una serie de beneficios adicionales, como:

• Mejor comunicación interna: Facilita la coordinación entre el equipo de eventos y otros departamentos, lo que reduce malentendidos y errores.
• Acceso a datos en tiempo real: Permite tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados al instante sobre el rendimiento de eventos.
• Optimización de recursos: Ayuda a identificar áreas de mejora en la utilización de los espacios y recursos disponibles.
• Incremento en la satisfacción del cliente: Una gestión más fluida y profesional repercute directamente en la experiencia del cliente, generando más recomendaciones y repeticiones.

La experiencia del Best Western Premier Boulder Falls Inn demuestra que el cambio hacia un sistema de gestión moderno no solo es beneficioso, sino esencial en un entorno competitivo. Con el enfoque adecuado y la tecnología adecuada, las oportunidades de crecimiento son ilimitadas.