La automatización y la transformación digital han dejado de ser conceptos del futuro y se han convertido en una realidad palpable en la industria hotelera. A medida que el mundo se adapta a nuevas formas de operar, es esencial que los hoteles aprovechen las tecnologías disponibles para optimizar sus procesos y reducir el desperdicio. En este contexto, el año 2022 marcó un avance significativo en la adopción de soluciones digitales, con más de 350 nuevos hoteles que han implementado tecnologías como las ofrecidas por DocMX y un número creciente de establecimientos en Asia y África que se sumarán en 2023.
La idea de modernizar los procedimientos tradicionales puede parecer abrumadora. Muchos se enfrentan a la incertidumbre sobre cómo iniciar este proceso, qué software de automatización elegir y cómo implementarlo de manera efectiva. Sin embargo, es crucial comprender que la adopción digital ya no es opcional; es una necesidad apremiante. La escasez de personal puede mitigarse mediante la implementación de tecnologías que simplifiquen las tareas diarias, mientras que las soluciones sin papel no solo reducen costos significativos, sino que también mejoran la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
Transformación digital: un imperativo para el sector hotelero
La transformación digital es más que una tendencia; es un cambio necesario para sobrevivir. En un entorno donde la competencia es feroz y las expectativas de los clientes son cada vez más altas, los hoteles deben innovar continuamente. Las soluciones digitales permiten a los hoteles:
Mejorar la eficiencia operativa: Automatizar tareas repetitivas libera tiempo para que el personal se concentre en ofrecer un mejor servicio al cliente.
Aumentar la satisfacción del cliente: La implementación de tecnologías permite respuestas más rápidas y personalizadas a las necesidades de los huéspedes.
Reducir costos: La digitalización ayuda a eliminar gastos innecesarios, como los asociados al uso de papel y almacenamiento físico.
La clave para una transformación digital exitosa radica en adoptar un enfoque sistemático. Es fundamental no solo implementar tecnología, sino también revisar y optimizar los procesos existentes antes de hacerlos digitales.
Evitar digitalizar procesos ineficientes
Un error común en la transformación digital es simplemente trasladar un proceso ineficiente a un formato digital. Este enfoque no solo perpetúa las ineficiencias, sino que también puede aumentar los costos y complicar aún más las operaciones. Aquí algunos consejos para evitar este error:
Revisar procesos: Pregúntate si cada documento necesita múltiples aprobaciones o si se puede simplificar el flujo de trabajo.
Eliminar redundancias: ¿Por qué se realizan las tareas de manera diferente en cada departamento? La uniformidad puede mejorar la eficiencia.
Analizar y medir: Establece métricas que te permitan evaluar la efectividad de los nuevos procesos y ajusta según sea necesario.
En DocMX, colaboramos con organizaciones para adaptar la tecnología a sus necesidades específicas, asegurando que obtengan el máximo beneficio de la automatización y la estandarización, lo que a menudo se traduce en ahorros financieros significativos.
Colaboración y recursos compartidos entre propiedades
La colaboración es un pilar fundamental para maximizar la eficiencia en la industria hotelera. Los hoteles que operan bajo la misma marca o propiedad deben evitar operar en silos. Al implementar soluciones digitales en múltiples propiedades, los beneficios se multiplican:
Economía de escala: La estandarización de procesos puede reducir costos operativos y de personal.
Soporte centralizado: El personal de finanzas o recursos humanos puede gestionar varias propiedades simultáneamente, optimizando recursos.
Mejor comunicación: Las plataformas digitales facilitan el intercambio de información y colaboración entre equipos.
Las organizaciones que utilizan el software de DocMX han logrado automatizar hasta el 70% de sus auditorías de ingresos y cuentas por cobrar, permitiendo que un solo empleado administre hasta tres propiedades, lo que resulta esencial en tiempos de escasez de personal.
Priorizar la seguridad de datos y la trazabilidad
En un mundo donde el trabajo remoto se ha vuelto común, la protección de la información sensible es más crítica que nunca. La gestión adecuada de datos financieros y de recursos humanos debe realizarse en un sistema seguro que ofrezca trazabilidad completa. Algunas recomendaciones son:
Establecer buenas prácticas de seguridad: Es vital que todos los empleados conozcan y sigan las políticas de seguridad establecidas.
Elegir la plataforma adecuada: Opta por tecnología que ofrezca robustas medidas de protección contra accesos no autorizados.
Verificar el almacenamiento de datos: Asegúrate de que la ubicación del almacenamiento cumpla con las normativas locales.
En DocMX, nos comprometemos a salvaguardar la seguridad de nuestros clientes y cumplimos con estrictos estándares de seguridad de datos, asegurando la confianza de nuestros usuarios.
Reducir el uso de papel y cuidar el medio ambiente
Si bien muchos hoteles han adoptado prácticas sin papel en la experiencia del huésped, la gestión de back-office a menudo queda desatendida. Esto puede resultar en un uso excesivo de papel en informes, formularios y otros documentos. El impacto ambiental y financiero de esta práctica es considerable:
Costos ocultos: Un hotel típico de 300 habitaciones puede gastar más de £30,000 anuales en actividades relacionadas con impresión.
Destrucción ambiental: Se estima que se talan aproximadamente un árbol por semana debido al consumo de papel en el sector hotelero.
Ejemplo de éxito: El FourPoints Darlington Harbour Hotel en Sídney ahorró 2.5 millones de páginas impresas al año, lo que se traduce en un ahorro de $1.5 millones y la preservación de 1,500 árboles.
La digitalización no solo beneficia a los hoteles a nivel operativo, sino que también contribuye a un futuro más sostenible.
Colaborar con expertos en transformación digital
Al enfrentar la digitalización, no es necesario reinventar la rueda. Es recomendable asociarse con empresas que ya tienen experiencia en la implementación de tecnologías en el sector hotelero. Esto puede resultar en:
Reducción de costos: Evita gastos innecesarios en consultores y proyectos extensos.
Implementación rápida: Aprovecha soluciones que estén listas para usar y adaptadas a tus necesidades específicas.
Integración fluida: Opta por tecnologías que se integren fácilmente con otros sistemas existentes en tu hotel.
En lugar de elegir múltiples paquetes de software que pueden complicar la operación, busca una solución integral que ofrezca todo lo que necesitas en un solo lugar, lo cual facilita la escalabilidad y la implementación.
Aaron Belton, Director Global de Hospitalidad en DocMX, aporta más de 20 años de experiencia en el sector, trabajando con marcas reconocidas y contribuyendo a la innovación en la industria hotelera. Su enfoque se centra en brindar tecnología de vanguardia para mejorar la eficiencia y el bienestar en los hoteles, adaptándose a los desafíos actuales, como la recuperación post pandemia.
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