La pandemia de COVID-19 ha transformado radicalmente la operativa de los hoteles alrededor del mundo. No solo han tenido que adaptarse a nuevas normativas de salud y seguridad, sino que también han tenido que integrar tecnologías que les ayuden a mantener su actividad. A medida que se acerca el final del año 2020, la necesidad de garantizar un entorno seguro y confiable para los huéspedes es más crucial que nunca. La implementación de herramientas de gestión adecuadas se ha vuelto esencial para que los hoteles no solo sobrevivan, sino que prosperen en esta nueva normalidad.
En este contexto, los hoteles deben recurrir a software de gestión que les permita automatizar tareas y facilitar la comunicación entre el personal. A continuación, analizaremos diez características clave que un sistema de gestión hotelera debe tener para garantizar la seguridad y la eficiencia operativa en un entorno post-COVID-19.
Checklist de seguridad viral
La limpieza de las habitaciones ha adquirido una nueva dimensión. Los protocolos pre-pandemia deben ser ampliados para incluir pasos adicionales que garanticen la desinfección adecuada. Un checklist de sanitización es indispensable para que el personal de limpieza pueda seguir un procedimiento riguroso. Este listado no solo ayuda a los empleados a realizar su trabajo de manera efectiva, sino que también puede ser compartido con los huéspedes, proporcionando tranquilidad sobre la limpieza de su habitación antes de su llegada.
Analítica de tiempo
Entender cuánto tiempo tardan los miembros del personal en completar cada tarea de limpieza es fundamental. Esta información no solo permite ajustar los procedimientos operativos estándar (SOP) para optimizar el tiempo, sino que también ayuda a identificar si se están omitiendo pasos críticos. Establecer alertas para marcar habitaciones que se hayan completado de manera prematura puede ser un indicador de que se están tomando atajos en el proceso de desinfección.
Distanciamiento social en áreas comunes
El manejo de los espacios comunes se ha vuelto un desafío adicional. Los hoteles deben implementar políticas de distanciamiento social no solo en el área de servicio, sino también en los lugares donde el personal toma descansos. Para ello, se deben establecer horarios escalonados para los turnos y pausas, lo que puede ser complicado de gestionar manualmente. Un software de gestión puede facilitar esta tarea, asegurando que se cumplan las normativas sin complicaciones.
Gestión de inventario
La pandemia ha desencadenado una escasez mundial de productos esenciales como equipos de protección personal (EPP) y desinfectantes. Por lo tanto, es crucial contar con un sistema que permita la gestión precisa del inventario. Saber con antelación cuándo se están agotando los suministros permite a los hoteles hacer pedidos a tiempo, evitando así la falta de productos necesarios para mantener un entorno seguro.
Seguimiento de contactos y temperatura
La salud del personal es primordial. Implementar un sistema que registre las temperaturas y los movimientos de los empleados durante sus turnos es vital para minimizar el riesgo de contagios. Esto también facilita el cumplimiento de normativas y permite llevar un registro de posibles exposiciones al virus. Automatizar este proceso reduce la carga de trabajo de los gerentes y minimiza el uso de papel.
Capacitación en línea
La formación del personal en los nuevos protocolos de salud y seguridad debe adaptarse a un formato digital. Esto no solo permite que todos los empleados aprendan a su propio ritmo, sino que también evita aglomeraciones en aulas. Es importante que la capacitación incluya métricas de responsabilidad, como seguimiento de la finalización de documentos o evaluaciones, para asegurar que el conocimiento se ha asimilado correctamente.
Permitir el uso de dispositivos personales (BYOD)
La tendencia de permitir a los empleados usar sus propios dispositivos móviles en el trabajo ha ganado relevancia en el contexto actual. Esto no solo minimiza el contacto físico, sino que también facilita la adaptación, ya que los empleados ya están familiarizados con sus dispositivos. Sin embargo, es esencial implementar medidas de seguridad que protejan la información sensible y eviten posibles brechas de datos.
Tableros de avisos electrónicos
Comunicarse eficazmente con el personal es crucial, especialmente en tiempos de incertidumbre. Los tableros de avisos electrónicos permiten a los gerentes enviar información relevante de manera segmentada, garantizando que solo aquellos a quienes les concierne reciban dicha información. Esto no solo evita el “parálisis del correo electrónico”, sino que también reduce la necesidad de reuniones presenciales, manteniendo así el distanciamiento social.
Publicación de imágenes
La comunicación visual puede ser una herramienta poderosa en la gestión hotelera. Permitir que los empleados publiquen imágenes en tableros de mensajería puede facilitar el seguimiento de tareas como reparaciones, servicio a la habitación o la verificación de sellos de seguridad en las habitaciones. Al hacerlo, se reduce el contacto físico y se mejora la eficiencia operativa.
Comunicación interdepartamental
La flexibilidad en el personal es esencial a medida que los hoteles intentan volver a niveles de ocupación más altos. Un sistema de gestión que proporcione una visión general de las operaciones en diferentes departamentos permitirá que los empleados que asuman funciones temporales se integren más fácilmente. Además, esta exposición interdepartamental puede aumentar la moral del equipo, ayudando a los empleados a descubrir nuevas pasiones y habilidades dentro de la industria hotelera.
Para obtener un mayor entendimiento sobre la importancia de estas herramientas, Adria Levtchenko, CEO y cofundador de PurpleCloud Technologies, compartió su perspectiva: “Aparte de prevenir la propagación viral, la única manera de restaurar la confianza del cliente es cumplir consistentemente con las promesas de seguridad de la marca. Con una gran cantidad de conocimiento requerido, esto solo es posible con un sistema de gestión inteligente que asegure que todos los miembros del equipo comprendan sus nuevos roles”.
Con el objetivo de prosperar en esta nueva normalidad, es fundamental que los hoteles implementen software adecuado que abarque estas características. A medida que las operaciones del sector se adaptan a los desafíos actuales, la tecnología se convierte en un aliado indispensable para garantizar la seguridad y eficiencia del personal y la satisfacción del cliente.
Este artículo fue escrito por Larry Mogelonsky, un reconocido autor y consultor en la industria hotelera, con una vasta experiencia en propiedades de todo el mundo. Su enfoque se centra en ayudar a los hoteles a enfrentar los desafíos contemporáneos mediante la innovación y el uso de tecnología estratégica.
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