Entrevista a Lauren Hall, fundadora y CEO de iVvy

La gestión efectiva de espacios para eventos y venues es fundamental para los hoteles que buscan maximizar sus ingresos y mejorar la satisfacción del cliente. En este contexto, Lauren Hall, fundadora y CEO de iVvy, ha identificado las complejidades de este proceso y ha desarrollado una solución integral. Desde su creación, iVvy se ha posicionado como un actor principal en el sector de la tecnología de la hostelería, ofreciendo software diseñado para optimizar la gestión de venues para hoteles y otros espacios.

Con más de dos décadas de experiencia en la creación y liderazgo de empresas, Hall aporta un vasto conocimiento a la mesa. Bajo su dirección, iVvy ha ampliado su alcance, sirviendo a miles de clientes en múltiples países. Desde la automatización de tareas administrativas hasta la provisión de funcionalidades de reserva en tiempo real, iVvy ofrece un conjunto completo de herramientas para el sector hotelero. En esta entrevista, Hall comparte su viaje como emprendedora, el desarrollo de la plataforma de iVvy y las maneras específicas en que esta aborda las necesidades de los hoteles, además de ofrecer consejos expertos para mejorar las operaciones y la eficiencia en la gestión de eventos.

El camino hacia la fundación de iVvy

Lauren Hall comenzó iVvy motivada por un problema global: la complejidad de reservar espacios para grupos y reuniones entre organizadores de eventos y venues. El ecosistema se encontraba roto debido a procesos manuales, sistemas anticuados y la falta de conectividad en tiempo real para tarifas, disponibilidad e inventarios de espacios de función y alojamiento grupal.

Tras haber vivido la dolorosa experiencia de organizar eventos para grandes organizaciones, Hall se propuso simplificar un proceso que solía tomar hasta seis semanas, reduciéndolo a seis minutos. Esta ambición ha llevado a iVvy a construir una tecnología robusta y escalable, presente en 16 países, soportando múltiples idiomas y monedas, y diseñada para hoteles, estadios, restaurantes y espacios únicos.

El impacto de iVvy se traduce en la digitalización de activos y la conexión de estos en línea, lo que impulsa el crecimiento de ingresos, reduce costos y mejora la experiencia del cliente de principio a fin.

Cómo iVvy transforma la gestión de eventos en hoteles

El software de gestión de venues de iVvy es un cambio radical en la forma en que los hoteles manejan sus espacios de función. En primer lugar, su sistema CRM centralizado reúne todas las interacciones con los clientes, tareas y correos electrónicos en un solo lugar, eliminando las oportunidades perdidas y el caos de múltiples sistemas.

Una de las características más destacadas es el diario de funciones en tiempo real, que previene problemas de sobre-reserva mostrando todas las reservas tentativas, prospectivas y confirmadas. Además, la función de creación rápida de documentos permite generar contratos y cotizaciones con plantillas y firmas digitales al alcance de un clic, lo que agiliza procesos.

• Motor de reservas instantáneo: permite realizar reservas directamente desde el sitio web del hotel.
• Funcionalidad de disponibilidad en tiempo real: reduce intercambios interminables de correos electrónicos y llamadas.
• Informes de ingresos detallados: ayudan a tomar decisiones empresariales informadas.
• Órdenes de Evento Virtual: actualizan a todo el equipo en tiempo real.

Además, iVvy permite gestionar múltiples venues desde una única plataforma, lo cual es ideal para cadenas hoteleras y empresas de eventos. Los clientes pueden personalizar los diseños de eventos según sus necesidades y gestionar operaciones desde dispositivos móviles.

La evolución de iVvy desde su inicio

Desde su fundación en 2009 en la Costa Dorada de Australia, iVvy ha recorrido un camino notable. Lo que comenzó como una pequeña startup ha crecido hasta convertirse en un jugador clave en la industria global de gestión de eventos y reservas de venues. En 2012, ya habíamos procesado nuestro millón de registro, un hito que valida la efectividad y popularidad de nuestra plataforma.

La introducción de iVvy Venues en 2013 amplió nuestro compromiso de servir tanto a planificadores de eventos como a proveedores de venues. En 2016, lanzamos iVvy Marketplace, el primer motor de reservas en línea del mundo para venues, conectando a planificadores de eventos con más de 1,000 espacios. Esta innovación revolucionó la forma en que se encuentran y reservan espacios, facilitando el proceso.

Desde 2017, hemos expandido nuestras operaciones más allá de Australia hacia América del Norte y el Reino Unido, lo que demuestra nuestra capacidad para adaptarnos a las necesidades globales de planificadores de eventos y proveedores de venues.

El impacto de iVvy en la generación de ingresos para hoteles

Los beneficios de iVvy son evidentes en hoteles alrededor del mundo. Por ejemplo, Comwell Hotels en Dinamarca ha experimentado un cambio significativo, reduciendo el tiempo de tareas administrativas en un 40-50% por cada reserva confirmada. Este ahorro de tiempo es crucial, especialmente cuando se manejan cientos de reservas.

Además, el tiempo que tardan en generar informes se ha reducido en un 50%, permitiendo ajustes estratégicos rápidos. Como resultado de su enfoque sostenible, Comwell ha disminuido su consumo de papel en un 25%, lo que también ha reducido costos operativos.

Otro caso es el de TFE Hotels, que ha integrado el software de gestión de iVvy en más de 50 hoteles a nivel mundial. Desde 2012, esta colaboración ha proporcionado un entendimiento más detallado del rendimiento empresarial, incluyendo patrones de reservas y campañas de marketing.

Automatización de facturación: una característica clave de iVvy

La automatización de facturación es una de las últimas adiciones a nuestras características de producto. Este sistema permite a los clientes automatizar facturas recurrentes, ahorrando hasta 10 minutos de trabajo administrativo manual por cada factura de venue. Esto es especialmente útil para gestionar múltiples reservas y ciclos de facturación complejos.

Mejoras en la experiencia del cliente con iVvy Pay

iVvy Pay, disponible en Australia, Nueva Zelanda y EE.UU., acelera la recolección de pagos y ofrece más opciones de pago a los clientes. Combinado con la funcionalidad de automatización de facturación, permite a los venues incrustar enlaces de pago instantáneo en facturas recurrentes. Así, los clientes pueden pagar fácilmente a través de varios métodos, incluyendo billeteras digitales.

Explorando el iVvy Marketplace: acceso simplificado

iVvy Marketplace es un directorio en línea que conecta a planificadores de eventos con venues y proveedores de servicios. Los espacios listados varían, incluyendo hoteles, restaurantes y lugares únicos, lo que brinda a los venues una mayor exposición ante más de 32,000 planificadores de eventos cada mes.

Una de las funciones más destacadas del Marketplace es su sistema de reservas en tiempo real. Los planificadores pueden verificar la disponibilidad y realizar reservas directamente a través de la plataforma, lo que incrementa las oportunidades de ingresos para los venues.

Integraciones y herramientas de terceros en iVvy

Con más de 60 integraciones, iVvy cubre operaciones empresariales esenciales, incluyendo finanzas y gestión de relaciones con clientes (CRM). Esto permite una mejor coordinación de eventos y una experiencia más fluida para los clientes, al compartir datos en tiempo real entre iVvy y otros sistemas utilizados en las operaciones diarias.

Consejos para mejorar la eficiencia en la gestión de eventos

Para los gerentes de venues y eventos que buscan mejorar sus operaciones, el primer paso es evaluar los procesos actuales y los puntos de dolor que enfrentan. Identificar la brecha entre el estado actual y el deseado es clave para desarrollar una estrategia efectiva.

Luego, define qué significaría una operación mejorada. Esto podría incluir tiempos de preparación para eventos más cortos, mayor satisfacción de los asistentes o un proceso de reserva más ágil. Establecer metas críticas y de alto impacto es esencial.

Finalmente, evalúa las soluciones más adecuadas para cerrar la brecha identificada. Esto puede abarcar nuevas herramientas de software, mejoras en los procesos, programas de capacitación o cambios en las prácticas de gestión.

Es recomendable buscar estudios de caso que hayan abordado desafíos similares y aprender de las experiencias de otros, ya que esto puede ofrecer valiosas ideas y ayudar a evitar errores comunes.