En la actualidad, la planificación de eventos y reuniones ha evolucionado significativamente, y la digitalización ha jugado un papel fundamental en esta transformación. Marriott International ha dado un paso decisivo al introducir el sistema de reserva instantánea para sus hoteles en Estados Unidos y Canadá, facilitando de manera notable el proceso de organización de eventos. Esta nueva funcionalidad, en colaboración con Groups360, promete redefinir la experiencia de los planificadores de eventos, permitiéndoles gestionar reservas con una facilidad sin precedentes.
Marriott y la innovación en reservas de reuniones
Marriott International se ha posicionado como un líder en la integración de tecnología en la industria hotelera. La reciente alianza con Groups360 permite a los planificadores acceder a un sistema de reserva instantánea que no solo abarca habitaciones para huéspedes, sino también espacios para reuniones. Esta funcionalidad se encuentra disponible en el GroupSync Marketplace, convirtiendo el proceso de reserva en una experiencia rápida y sencilla.
Con más de 1,500 propiedades Marriott en Estados Unidos y Canadá que ahora ofrecen esta opción, los organizadores de eventos pueden realizar reservas sin complicaciones, evitando el proceso tradicional de búsqueda y contratación que a menudo resulta engorroso. Este avance no solo beneficia a los planificadores, sino que también optimiza la gestión operativa de los hoteles, que reciben notificaciones instantáneas para la ejecución de reuniones pequeñas.
El desafío de la planificación de eventos
La planificación de un evento puede ser un proceso complejo, sobre todo para aquellos que gestionan reuniones más pequeñas o que requieren una coordinación precisa de recursos. Los retos incluyen:
Largo tiempo de espera: Los procesos de contratación pueden ser tediosos y consumir mucho tiempo.
Separación de reservas: Manejar las reservas de espacios de reunión y habitaciones por separado puede complicar aún más el proceso.
Acceso limitado a información: La necesidad de solicitar cotizaciones a través de RFPs (Request for Proposal) puede ser un obstáculo.
La integración de Groups360 en el sistema de Marriott ayuda a mitigar estos problemas, permitiendo a los planificadores acceder a tarifas grupales y disponibilidad en tiempo real.
¿Cómo funciona el sistema de reserva instantánea?
El sistema de reserva instantánea de Marriott a través de GroupSync transforma el proceso de reserva en un simple clic. Los pasos básicos incluyen:
Acceso a GroupSync: Los planificadores ingresan al marketplace para explorar opciones disponibles.
Visualización de tarifas y disponibilidad: Se puede verificar rápidamente la disponibilidad de habitaciones y salas de reuniones.
Reserva inmediata: Con un solo clic, los planificadores pueden completar el proceso de reserva.
Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que también permite a los organizadores enfocarse en otros aspectos críticos de sus eventos.
Beneficios para los planificadores de eventos
La nueva funcionalidad de reserva instantánea ofrece múltiples beneficios que mejoran la experiencia del usuario. Algunos de los más destacados incluyen:
Eficiencia: La rapidez en el proceso de reserva reduce el tiempo total de planificación.
Visibilidad: Los planificadores obtienen información clara y precisa sobre disponibilidad y tarifas.
Experiencia personalizada: Los organizadores pueden ajustar sus reservas según las necesidades específicas de su evento.
Este enfoque centrado en el cliente se traduce en una mayor satisfacción y en la posibilidad de llevar a cabo eventos más exitosos.
Impacto en la industria hotelera
La colaboración entre Marriott y Groups360 representa un cambio significativo en el panorama de la industria hotelera. Los comentarios de líderes de ambas organizaciones destacan la importancia de esta integración:
“A través de nuestra colaboración con Groups360, ahora podemos ofrecer reservas instantáneas en tiempo real”, afirmó Drew Pinto, Global Officer de Marriott. Este avance no solo facilita el trabajo de los planificadores, sino que también permite a los hoteles responder rápidamente a las solicitudes de cotización, optimizando así la gestión del tiempo y los recursos.
Por su parte, Kemp Gallineau, CEO de Groups360, subrayó que la participación de Marriott en el GroupSync Marketplace es un indicador del compromiso de ambas partes para hacer que la planificación de viajes grupales sea más fluida y eficiente.
Las expectativas para el futuro de las reservas hoteleras
Con la adición de Marriott International, se prevé que más de 20,000 propiedades hoteleras puedan ofrecer reservas en línea para grupos en los próximos meses. Esta expansión permitirá a los planificadores disfrutar de opciones más variadas y adaptadas a sus necesidades. Además, la digitalización de los procesos de reserva puede ser un cambio paradigmático en la forma en que se gestionan los eventos.
El futuro parece prometedor, no solo para los planificadores de eventos, sino también para los hoteles, que podrán mejorar su relación con los clientes y aumentar su competitividad en el mercado.
Definición de reuniones pequeñas en el contexto hotelero
Es importante destacar cómo se define una reunión pequeña dentro de este nuevo sistema. Según Marriott, una reunión pequeña se caracteriza por:
10 a 25 habitaciones: Reservas de habitaciones en pico.
Hasta 50 asistentes: Eventos que no superan este número.
Flexibilidad temporal: Reservas que pueden hacerse entre 4 días y 1 año antes del evento.
Máximo de estancia: Un límite de 7 días para la duración de la reunión.
Esta definición ayuda a los organizadores a comprender mejor las capacidades del sistema y a planificar con mayor precisión.
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