Los 7 informes esenciales para profesionales de ventas y catering

En un mundo cada vez más digitalizado, los planificadores de eventos y los hoteleros se encuentran en una encrucijada interesante. La era de los informes manuales y la gestión de espacios ha quedado atrás, y la automatización ha transformado radicalmente la forma en que se manejan las operaciones en la industria de la hospitalidad. Con la tecnología de gestión de ventas y catering, los profesionales ahora pueden optimizar sus esfuerzos operativos y, lo más importante, aumentar sus reservas.

Sin embargo, en el ámbito de las ventas y el catering, el uso inteligente de los datos es crucial para la toma de decisiones acertadas. Cuando los equipos se ven abrumados por datos provenientes de sistemas dispares, pueden perder de vista las perspectivas útiles y las acciones necesarias para mejorar el proceso de ventas. Por lo tanto, es fundamental que los hoteleros y propietarios de espacios aprovechen la tecnología de gestión para obtener una visión integral de su desempeño, las necesidades de los planificadores y participantes, las proyecciones de tendencias y más. Afortunadamente, muchas de estas herramientas ya incluyen informes detallados que permiten acceso en tiempo real a información crítica sobre reservas grupales.

La importancia de los informes en la gestión de ventas y catering

Con el impacto que la pandemia ha tenido en la industria de la hospitalidad, el futuro exige una nueva forma de manejar las ventas y los eventos. Adaptarse a un enfoque regional o de área, tanto para los clientes como dentro del sector, se ha vuelto esencial. Tener acceso a datos en tiempo real es crítico para mantener la fluidez en las actividades, asegurando que no se pierdan oportunidades valiosas.

Entonces, la pregunta clave es: ¿cuáles son los informes que cada profesional de ventas y catering debe utilizar y por qué son tan importantes?

1. Informe de actividad de ventas o habitaciones por vendedor

Los hoteleros y propietarios de espacios deben ser proactivos en el seguimiento de las tasas de reservas grupales para garantizar que sus esfuerzos para atraer al mercado de eventos sean efectivos y rentables. Desde la pandemia, la comunicación con los clientes se ha vuelto más crítica que nunca, dado el gran número de despidos y cambios en las estructuras de trabajo.

Los informes de actividad de ventas, también conocidos como “habitaciones por vendedor”, permiten a los gerentes monitorear la actividad diaria de su equipo de ventas, incluyendo:

• Generación de contactos.
• Comunicación con los clientes.
• Actividades de seguimiento.

Estos informes son esenciales para gestionar la productividad del equipo y detectar áreas que necesitan atención, asegurando que las relaciones se mantengan activas.

2. Informes de ritmo de reservas

Los informes de ritmo son especialmente útiles para cualquier hotel o espacio. Comprender la demanda de reservas y compararla con patrones pasados permite a los hoteleros realizar pronósticos más precisos. Estos informes ofrecen una instantánea de los ingresos proyectados en comparación con el año anterior y pueden desglosarse por tipo de habitación, periodo semanal, entre otros.

El uso de informes de ritmo también ayuda a los gerentes a:

• Pronosticar necesidades de personal.
• Monitorear la demanda.
• Identificar lagunas en el servicio.

3. Informes GRC (Grupo, Reserva, Confirmación)

Los informes GRC proporcionan a los hoteleros información clara sobre los grupos que están en el establecimiento durante un periodo específico, así como la cantidad de habitaciones bloqueadas por cada noche de estancia. Al organizar esta información en un informe “GRC por día”, los gerentes tienen acceso inmediato a un resumen de las reservas grupales.

Los datos extraídos de estos informes permiten al equipo de ventas responder con precisión a las solicitudes de propuestas (RFP) y recomendar propiedades alternativas que puedan ser más adecuadas para eventos propuestos. A largo plazo, los informes GRC ayudan a identificar patrones de reservas y facilitan la comunicación continua con los contactos clave de los grupos.

4. Informes de catering

Los informes de catering son una herramienta valiosa en el proceso de reservas grupales. Se estima que un alto porcentaje de los usuarios de tecnología de eventos ahorran cientos de horas al año gracias a la automatización en este ámbito. Estos informes, que a menudo se supervisan mensualmente o anualmente, pueden ser muy laboriosos si se realizan de manera manual.

Los pronósticos de catering automatizados pueden ser desglosados por:

• Tiempo.
• Tipo de evento.
• Tipos de ingresos.

Esto ayuda a los espacios a proyectar de manera detallada sus ingresos esperados y a obtener una visión completa de su rendimiento en ventas y catering.

5. Informes administrativos

Un equipo de ventas efectivo no debe estar abrumado por procesos manuales y deberes administrativos. Por lo tanto, es vital que los profesionales de ventas y catering utilicen una plataforma de gestión que ofrezca una suite integral de informes administrativos. Algunos de los informes más esenciales incluyen:

• Hoja de funciones diaria.
• Informe de espacios en espera.
• Depósitos.
• Cheque de banquete.
• Lista de cuentas.
• Exportaciones de contactos para campañas de correo y encuestas.

6. Informes de resumen de eventos

Los hoteleros y propietarios de espacios deben tener una comprensión completa de los eventos pasados, presentes y futuros. Conocer los detalles de las reservas y los requisitos del evento, como configuraciones de A/V, personal y necesidades de alimentos y bebidas, es fundamental para un evento exitoso y un servicio al cliente excepcional.

Los informes de resumen de eventos permiten a los equipos de ventas identificar oportunidades de mejora, así como opciones de mejora o upselling. Además, es recomendable implementar encuestas post-evento para captar comentarios que puedan inspirar lealtad y reservas futuras.

7. Informes de ganancia/pérdida

La tasa de ganancia/pérdida refleja el porcentaje de oportunidades propuestas que se han convertido en ventas exitosas. Un porcentaje bajo puede indicar que el equipo de ventas necesita mejorar sus esfuerzos para atraer negocios grupales. Al revisar estos informes, los equipos de ventas y catering pueden obtener perspectivas sobre los motivos de sus éxitos y fracasos.

Estos informes dependen de la retroalimentación proporcionada por los miembros del equipo de ventas y los planificadores de eventos, y a lo largo del tiempo, permiten a las propiedades alinear mejor sus ofertas con las necesidades de los clientes.

Ryan Hamilton, un líder con más de 20 años de experiencia en planificación y gestión de conferencias, ha trabajado en roles ejecutivos en empresas como HelmsBriscoe y Omni Hotels. Su trayectoria incluye la co-fundación de dos startups que lograron un notable crecimiento de clientes al ofrecer servicios personalizados de alta calidad a precios competitivos. Hamilton es un firme defensor de la colaboración con los clientes para ofrecer soluciones efectivas en el ámbito de la hospitalidad.