En un mundo donde la eficiencia y la innovación son esenciales para el éxito empresarial, Twenty Four Seven Hotels ha tomado la delantera, impulsando mejoras en su gestión financiera mediante soluciones tecnológicas. La integración de procesos como el de procure-to-pay no solo optimiza la operativa interna, sino que también mejora la experiencia de sus huéspedes y fortalece las relaciones con proveedores.
La transformación digital en la industria hotelera
La industria hotelera ha enfrentado desafíos significativos, especialmente en el manejo de recursos y la gestión de proveedores. La transición de Twenty Four Seven Hotels desde un sistema contable legacy a PVNG de Aptech marca un cambio crucial. Este nuevo sistema no solo mejora la contabilidad empresarial sino que también se integra con BirchStreet Systems para optimizar el proceso de compras.
Esta integración permite una reducción drástica en el ingreso manual de órdenes de compra y facturas, lo que se traduce en menos errores y una gestión más ágil de las relaciones con los proveedores.
Colaboración para la eficiencia
La colaboración entre Aptech y BirchStreet Systems ha resultado en una solución robusta que aborda las necesidades específicas del sector hotelero. Valerie Layman, Directora de Producto de BirchStreet, menciona que “es imperativo que los proveedores de tecnología de primer nivel trabajen juntos para optimizar procesos y entregar eficiencias”. Esta sinergia proporciona a los hoteleros las herramientas necesarias para gestionar sus operaciones de manera más efectiva.
La automatización del proceso procure-to-pay (P2P) garantiza que las facturas y órdenes de compra se manejen de forma fluida, lo que mejora la capacidad de respuesta y la satisfacción, tanto de los empleados como de los clientes.
Beneficios de la integración P2P
La integración de sistemas permite a Twenty Four Seven Hotels disfrutar de múltiples ventajas que transforman su operativa diaria. Algunas de las principales mejoras incluyen:
Control de gastos en órdenes de compra no facturadas.
Gestión de órdenes antes de ser enviadas a proveedores, optimizando costos mediante aprobaciones.
Reducir gastos innecesarios al trabajar solo con proveedores y productos aprobados.
Consolidación de proveedores y compradores en una misma plataforma de pedidos.
Gestión de presupuestos en tiempo real.
Mejora en el proceso de recepción de mercancías.
Acceso a acumulaciones automáticas basadas en mercancías recibidas pero no facturadas.
Estas mejoras no solo optimizan los procesos internos, sino que también garantizan que los hoteles nunca se queden sin los productos que los huéspedes demandan.
La experiencia del cliente y la gestión de proveedores
Según Khanh Tran, Vicepresidente de Finanzas y Contabilidad de Twenty Four Seven Hotels, la integración entre Aptech y BirchStreet ha sido vital para mejorar las relaciones con los proveedores. “El proceso de cuentas por pagar ahora es fluido, lo que asegura que los proveedores sean pagados a tiempo”, afirma Tran.
Además, la eliminación de redundancias, como la reintroducción manual de facturas, ahorra tiempo y minimiza errores. “Todo se mueve automáticamente desde BirchStreet a PVNG, y los datos son fácilmente accesibles”, añade.
Mejoras en la eficiencia operativa
La combinación de PVNG y las funcionalidades de P2P de BirchStreet ha transformado la forma en que Twenty Four Seven Hotels gestiona sus finanzas. Algunas de las funcionalidades destacadas incluyen:
Automatización de la entrada de datos de facturas a cuentas por pagar.
Flujos de aprobación para el proceso de pago de facturas.
Almacenamiento digital de imágenes de facturas con capacidades de búsqueda eficiente.
Aumento de la eficiencia en la revisión de pérdidas y ganancias, con acceso rápido a imágenes de facturas.
Estas características no solo mejoran la eficiencia, sino que también aportan transparencia al proceso contable, permitiendo a los gerentes acceder a información relevante con facilidad.
La visión de futuro de la contabilidad hotelera
Como señala Jill Wilder, Presidenta de Aptech, “PVNG se ha convertido en un cambio de juego en el mundo de la contabilidad hotelera”. Las funciones integradas de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y libros contables trabajan juntas para simplificar los procesos de pago en toda la organización.
Wilder enfatiza que encontrar socios tecnológicos de confianza es crucial. “Aptech y BirchStreet tienen las herramientas y la experiencia en hospitalidad que nuestros clientes esperan para asegurar una gestión financiera sin fricciones”, afirma, subrayando la importancia de contar con aliados sólidos en el sector.
Conclusiones sobre la integración en la hotelería
La implementación de soluciones tecnológicas avanzadas en la gestión del sector hotelero es una tendencia que sigue en aumento. Con el enfoque correcto en la automatización y la integración de sistemas, las empresas pueden enfrentar los desafíos del sector de manera eficaz, asegurando una experiencia mejorada para los huéspedes y una operativa más eficiente. Las colaboraciones como la de Aptech y BirchStreet son ejemplos de cómo la innovación puede transformar la industria.
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